Térítési díj és díjbekérő: hol vész el a legtöbb idő, és hogyan előzhető meg
Kérdezzen meg egy gazdasági ügyintézőt, mikor a legfeszültebb nála a hónap. A válasz szinte mindig ugyanaz: amikor a díjbekérők készülnek. Érdemes megnézni, miért, és hol lehet a legtöbb időt megspórolni.
A havi térítési díj kiszámítása papíron egyszerűnek tűnik: alapdíj plusz néhány kiegészítő tétel. A gyakorlatban azonban minden otthonnak saját díjszabása és szabályai vannak, és minden lakónál más a helyzet: számít a hó közbeni be- és kiköltözés, a távollét, jönnek a továbbszámlázott költségek (például gyógyszer, pelenka, fodrász, orvosi szállítás), és mindezt hónap végén, néhány nap alatt kell átvezetni tucatnyi, akár száz lakóra.
Hol keletkezik a legtöbb hiba?
Amikor több intézmény folyamatát átnéztük, ugyanazok a fájó pontok tértek vissza. Nem a rossz szándék vagy a hanyagság okozza őket, hanem a szétszórt adat és a kézi átmásolás.
- Időarányos díj be- és kiköltözéskor. A hó közbeni mozgásokat sokan fejben vagy külön jegyzeten számolják, és könnyű elvéteni, hány naptól jár a díj.
- Továbbszámlázott tételek gyűjtése. A gyógyszertári számla a nővérpultnál, a fodrász a füzetben, a szállítás egy e-mailben. Hónap végén mindezt egyben kell látni, lakónként.
- Kézi átgépelés a díjbekérőbe. Minden újbóli begépelés egy újabb esély az elütésre, és utólag nehéz kideríteni, honnan jött egy szám.
- Nincs nyoma a korábbi hónapoknak. Ha egy hozzátartozó rákérdez egy féléve kiállított tételre, a keresés kutatómunkává válik.
A gond ritkán maga a számolás. A hiba szinte mindig ott csúszik be, ahol egy adatot egyik helyről a másikra kézzel visznek át. Minél kevesebb ilyen átvezetés van, annál kevesebb a tévedés.
Mit érdemes automatizálni?
Nem kell mindent egyszerre digitalizálni. Már néhány célzott lépés is érezhetően csökkenti a hónap végi feszültséget:
1. A díjtételek a lakóhoz kapcsolódjanak
Ha a lakó díjának minden eleme az otthon saját díjszabása szerint, egy helyen, a lakó adatlapján szerepel, a havi díjat nem kell kézzel számolni: a rendszer mindig ugyanonnan veszi az adatokat.
2. A továbbszámlázott tétel ott keletkezzen, ahol felmerül
A gyógyszerköltséget a gondozó, a szállítást az ügyintéző rögzítse rögtön a lakóhoz. Így hónap végén már nem gyűjtögetni kell, csak lezárni: ami menet közben bekerült, az a díjbekérőn magától megjelenik.
3. A díjbekérő egy gombnyomásra álljon elő
Ha az alapadatok és a tételek együtt vannak, a díjbekérőt már nem kell szerkeszteni: elég kinyomtatni vagy e-mailben kiküldeni az összesítést. A fizetendő tételekről a hozzátartozó is időben, e-mailben értesülhet.
Gyakorlati mérce: ha ma a díjbekérők elkészítése több napig tart és két embert köt le, reális cél, hogy órákra csökkenjen. A felszabaduló idő pedig visszakerül oda, ahol igazán számít: a lakókhoz.
Amit ma is elkezdhet
- Gyűjtse egy helyre, milyen tételek jelenhetnek meg egyáltalán egy díjbekérőn. Meglepően rövid lesz a lista.
- Rögzítse, ki, mikor és hol viszi be a továbbszámlázott költségeket, hogy ne hónap végén derüljön ki, mi hiányzik.
- Nézze meg, hány ponton írnak át kézzel ugyanazt a számot. Minden ilyen pont egy automatizálható lépés.
A GIRBO pénzügyi része pontosan ezekre a fájó pontokra épült: a térítési díjak, a továbbszámlázott tételek és a díjbekérők egy helyen, a lakóhoz kötve vannak. A GIRBO az otthon saját díjszabása szerint számolja a havi térítési díjat. A távolléteket napra pontosan rögzíti, és az otthon szabályai szerint veszi figyelembe a díjban és a konyhai rendelésben is: ha a lakó kórházba kerül vagy hazautazik, nem kell két helyen átvezetni. A díjbekérőt a GIRBO állítja össze, akár a továbbszámlázott tételekkel együtt, és nyomtatható vagy e-mailben elküldhető. A számlát az otthon megszokott számlázóprogramja állítja ki. Így a hónap vége nem küzdelem, csak néhány kattintás.